A munkatársi ötletek gyűjtése remek eszköz a folyamatok javítására és a problémák megoldására. Egy elektronikus ötletláda könnyen helyettesítheti a hagyományos ötletládát. Ötletek a cikkben.
Sztori: a legszemélyesebb év végi ajándék
A történet hőse Mézga Géza, egy irodaszer kereskedés tulajdonosa. Géza mindig ad év végi ajándékot a partnereinek, de úgy érzi, ez már túl sablonossá vált. Kifogyott az ötletekből is. Úgy dönt, hogy ezúttal a dolgozókat vonja be az év végi repi ajándékok kiválasztásába. Bízik abban, hogy így személyesebb lesz az ajándék, hiszen a dolgozók jobban ismerik az üzleti partnereket, mint ő.
Ma már senki nem dob levelet utcai postaládába, így a klasszikus ötletládák is üresen állnak. Ezt Géza is azonnal látja, nem is veszteget vele időt. Jó lenne egyfajta elektronikus ötletláda. Milyen lehetőségei vannak Gézának?
Az email mint elektronikus ötletláda
Az összes eszköz közül az e-mail tűnik a legegyszerűbbnek. Nem kell a kezelését megtanulni, pár perc alatt kész és biztosan mindenkihez megérkezik.
Géza el is küldött egy gyors körmailt mindenkinek: “Az idei év végi ajándékok kiválasztásában kérek mindenkit, hogy küldjön ötleteket.”
Sajnos az email hatékonysága nem sokkal jobb az ötletládáénál. Tekintetbe véve, hogy mindenki rengeteg emailt kap, ötlet gyűjtő emailekre kevesen válaszolnak.
Géza 1 hét után azt látta, hogy csak egyetlen válasz érkezett. Ekkor küldött még egy emailt, majd 10 nap után lezárta az akciót.
Lehet, hogy az ötletgyűjtő e-mailre is megfelelő mennyiségű válasz érkezik. Ez azonban szintén gondot okozhat. Az e-mail kiértékelése ugyanis csak manuálisan történhet, ezért nehéz azzal mit kezdeni, ha 150 dolgozó küld be egyszerre javaslatot. Az ötleteket ki kell másolgatni, a válaszokat egyenként kell értékelni.
Ötletgyűjtés online kérdőívvel
Az email helyett inkább valamilyen célszerszám kell. Például egy véleményfelmérő kérdőív.
Géza második választása ez volt: készített egy ingyenes kérdőívet a neten, Megküldte a linket és mindenkit megkért, hogy töltse ki. Örült, hogy az eredmények egy helyre kerülnek, a kiértékelés is könnyebb volt így.
Ez már jobban sikerült, összejött néhány válasz. Azt viszont Géza már nehezen tudta követni, hogy ki az, aki választ adott. Szerette volna csoportosítani is a válaszadókat aszerint, hogy az értékesítésről vagy az ügyfélszolgálatról érkezett-e. Volt olyan dolgozó, akit nem akart még egyszer megkérdezni, ezért nem akarta, hogy kitöltse a kérdőívet.
Ehhez az ingyenes rendszer már nem volt elég rugalmas.
Brainmachine kérdőív modul
Szerencsére Géza rendelkezett a Brainmachine Elektronikus Tudásteszttel, ezzel oldotta meg a termékoktatást és vizsgáztatást. Itt volt az ideje, hogy a kérdőív modult is használja. Ez a modul véleménygyűjtésre szolgál, pont arra, amire Gézának szüksége volt.
Géza a Brainmachine Tudástesztben egy egyszerű kérdőívet állított be. Csak egyetlen kérdést tartalmazott: “Minek örülnének idén a te partnereid? “ Beállította, hogy csak azok adjanak választ a kérdésre, akik még semmilyen választ nem adtak. Kihagyta azokat, akik e-mailben és a kérdőíven már választ adtak.
A konkrét kérdésre most már konkrét válaszokat kapott. Ellenőrizni tudta, hogy ki töltötte ki a kérdőívet, és személyesen szólt oda annak, aki adós volt a válasszal.
A válaszok csoportosítása gombnyomásra történt. A Brainmachine Tudásteszt adatbázisában bent volt, hogy melyik válaszadó milyen munkakörben dolgozik, férfi-e vagy nő és még néhány szempont, de Gézának csak az első kettőre volt szüksége.
Géza a szűrés funkcióval hamar megtudta, mit javasolnak az adminisztráció, az értékesítés és a beszerzés férfi illetve női dolgozóinak csoportja. Így mindjárt 6 célcsoportja lett. Az eredményeket excel táblába exportálta, hogy azokat tovább tudja feldolgozni.
Az ötletek értékelése a kérdőív modullal
A válaszok beérkezésével még nem ért véget a feladat. Ki kellett belőlük választani azokat, amik a legjobban megfelelnek. Géza úgy gondolta, hogy ha már a gyűjtést a dolgozókra bízta, bevonja őket a kiválasztásba is.
Géza a kapott válaszok közül kivette a viccelődő, drága vagy nehezen beszerezhető ajándékokat. A maradékból munkakörre és nemre szabott kérdőívet készített: pl. egyet a férfi értékesítőknek, egyet a női értékesítőknek.
Géza ötlete az volt, hogy minden dolgozó a saját partnereinek választ ajándékot. Pl. az adminisztráción dolgozó hölgyek válasszák ki a partnercégek irodavezető hölgyeinek az év végi ajándékot és az ő aláírásukkal megy majd ki a kísérő levél is. Ezzel az év végi ajándék teljesen személyessé válik.
Géza tehát elkészítette az immár 3-4 javaslatot tartalmazó kérdőíveket és hozzárendelte azokat a személyeket, akiktől választ várt rájuk. Az értékesítők így pl. nem szavazhattak az adminisztrátorok ajándékaira vagy a férfiak a nőkére.
Az elektronikus ötletláda maximálisan bevált. A kiküldést követően a válaszok egy órán belül megérkeztek. A statisztikai kiértékelés egy pillanat műve volt és már készen is állt az év végi ajándékok listája.
Géza partnerei attól a személytől kaptak ajándékot, akivel ténylegesen kapcsolatban voltak. Ez volt minden idők legszemélyesebb év végi ajándéka, ami a következő évi megrendelésekben is pozitív nyomot hagyott.
Elektronikus ötletláda – a Brainmachine segítségével pillanatok alatt elkészíteheted!
A Brainmachine Elektronikus Tudásteszt kérdőív moduljával te is
- Könnyen állíthatsz elő ötletgyűjtő kérdőíveket saját magad, szakember nélkül.
- Nyomon követed, ki adott választ és azt is, mikor töltötte ki a kérdőívet.
- Személyre szabottan meghatározhatod, ki válaszoljon meg egy kérdőívet. Így elkerülheted az illetéktelen kitöltést.
- Az eredményeket az általad megadott kritériumok alapján szűrheted, kombinálhatod. Pontos statisztikai adatokat kapsz.
- Az eredményeket Excel táblába exportálhatod, további feldolgozásra.
- Nem csak gyűjtheted az ötleteket, hanem meg is szavaztathatod őket.
