Bármilyen fejlesztés, tervezés alapja a pontos dokumentáció. Csak a szisztematikus nyilvántartás teszi lehetővé az előrehaladás lemérést, a gyenge pontok feltárását, a javító intézkedések meghozatalát. A Quick Employee Evaluation pontosan ezt teszi lehetővé – dokumentálja, nyomon követi és elemzi a dolgozók fejlesztésére fordított vezetői munkát. Ami eddig láthatatlan volt, most láthatóvá válik: mit tesz a vezető a dolgozó fejlesztéséért, hol vannak a dolgozó hiányosságai és mennyire közelítik meg az elvárt munkavégzési színvonalat.
“A bizalom jó, a kontroll még jobb.”
Henry ford
Miért van szükség mérésre és kiértékelésre?
A célkitűzés, mérés és teljesítmény értékelés sokkal jobban működik, ha a folyamat írásban is nyomot hagy maga után. Az írásbeli nyomon követhetőség a tudatos vezetői munka egyik legfontosabb támasza. Ezt a nyomonkövetést teszi lehetővé elektronikus formában a Quick Employee Evaluation.
- A dokumentáció teszi lehetővé, hogy mind a beosztott, mind a vezető komolyan vegyék azt, ami az értékelő beszélgetéseken elhangzott.
- A Quick Employee Evaluation lehetővé teszi az előrehaladás nyomon követését, a megalapozott dicséretet, a tervezhetőséget, érezhetővé teszi a sikert.
- A dokumentáció teszi lehetővé a vállalatvezetők számára az alsó és középvezetők vezetői munkájának áttekintését, támogatását.
Miért fontos egy értékelő szoftver a Fejlesztő Vezetésben?
A papír alapon végzett dokumentáció sajnos csakhamar átláthatatlanná válik. Az eredmények nyomon követése, kiértékelése, elemzése a vállalatvezetés számára szinte lehetetlen.
A Fejlesztő Vezetéshez olyan eszközre van szükség, amely nem csak a célok elérését, hanem az ahhoz vezető készségek fejlettségét is nyilvántartja.
Mindezt elektronikus formában, egységes elvárások szerint kell tennie. Olyan eszközre van szükség, ami a felsővezetők számára is lehetővé teszi a vezetői munka ellenőrzését.
Természetesen léteznek teljesítmény értékelő szoftverek, ezek azonban gyakran csak a végeredményt, az elvárások teljesítését rögzítik. Nem teszik lehetővé az elvárások teljesítéséhez szükséges készségek fejlődésének rögzítését.
Olyan ez, mintha a futball edző csak a gólokat követelné, de semmit nem tudna arról mondani, hogy mit tegyenek másképp a játékosok ahhoz, hogy be tudják lőni a gólokat.
A Quick Employee Evaluation azonban pontosan a készségekre figyel – így lehetővé teszi a fejlesztő vezetői munkát.
Hogyan segíti a Quick Employee Evaluation a készségek fejlesztését?
A nulla hiba elvét követve azt mondhatjuk, hogy a cél az elvárások 100%-os teljesítése a munkavállaló által. Elvileg tehát elegendő csak a végeredményt minőségét figyelni – ha a végeredmény jó, akkor jól teljesítették a részfeladatokat is. Ez nincs másként a QuickEE filozófiájában sem – a cél a tökéletes végeredmény megbízható elérése.
Rendszerint azonban a feladatok összetettek – több részelem teljesítéséből adódik össze egy munkafolyamat tökéletes elvégzése. Éppen ezért részelemekre kell bontani a munkavégzést és az egyes részelemeket egyenként fejleszteni. Ha minden részelem tökéletes végrehajtásra kerül, a teljes végeredmény is tökéletes lesz.
A Quick Employee Evaluation ezért ellenőrző listákkal dolgozik. Ezek az ellenőrző listák a munkaműveletek elvégzésének, a kommunikációs és viselkedési szabályoknak a részelemekre bontásával jönnek létre. Az ellenőrző lista összes elemének betartása magával hozza a hibátlan munkavégzést is.
Amennyiben az elvárások teljesítését rendszeres időközönként rögzítjük, megkapjuk a dolgozó fejlettségi mátrixát. Tudni fogjuk, hogy egy-egy részfeladatot milyen százalékos arányban teljesít hibamentesen a dolgozó.
A fejlettségi mátrix jelenti azt a térképet, aminek mentén a fejlesztő vezetés tervezetten elindulhat. A vezető feladata, hogy lépésről lépésre növelje a dolgozónál a munkavégzés hibamentességi százalékát. A Quick Employee Evaluation szoftver lehetővé teszi az aktuális munkavégzés minőségének rögzítését az elektronikus ellenőrző listák alapján.
A Quick Employee Evaluation szoftver használata a Fejlesztő Vezetés folyamatában
A Fejlesztő Vezetés fontos eleme, hogy a készségek fejlődésének nyomon követése írásos formában is rögzítésre kerül. A vezetői beszélgetéseknek része a közös célkitűzés, a teljesítmény időszakos értékelése, valamint az egyeztetett fejlesztési időszak végén az eredmények kiértékelése.
Ezek a vezetői beszélgetések dokumentálhatóak és nyomon követhetőek a QuickEE szoftver segítségével. A vezetői teljesítményértékelő és fejlesztő beszélgetések során a dolgozó aktuális fejlettsége rögzítésre kerül. Az idő folyamán végzett kiértékelések lehetővé teszik a fejlettség összehasonlítását és grafikonon történő nyomon követését. Ez a vezetők részére jól értelmezhető vizuális visszacsatolást jelent.
A Quick Employee Evaluation szoftver lehetővé teszi
- a Fejlesztő Vezetés papírmentes adminisztrációját
- a fejlődés automatikus kiértékelését és összesítését egyéni, csoport és akár vállalati szinten
- az értékelő űrlapok egységes kialakítását minden érintett vezető számára
- a fejlődési célok egyértelmű megállapítását, a képzési igények könnyű megfogalmazását.
Milyen előnyökkel jár a Quick Employee Evaluation szoftver alkalmazása?
A dolgozói teljesítményt természetesen külön-külön és papír alapon is nyilván lehet tartani. A fejlesztő vezetés elvileg egy kockás füzettel is kivitelezhető. Mégis vannak olyan szempontok, amik a szoftveres megoldások mellett szólnak.
1. A Quick Employee Evaluation kikényszeríti az elvárások standardizálását
A tapasztalat azt mutatja, hogy ugyanabban a munkakörben dolgozók felé a vezetők eltérő elvárásokat támasztanak. Ami az egyik műszakban kötelező, az a másikban nem fontos. A Quick Employee Evaluation szoftver munkakörönként csak egy elvárásrendszert engedélyez minden vezető számára. Az elvárásokat standardizálásra kerülnek, ami a hatékony és hibamentes munkavégzés alappillére. (Lásd még: lean menedzsment, kaizen, 5 S módszer).
2. Az elektronikus űrlap hozzájárul a hibamentességhez
Minden elektronikus űrlap előnye, hogy nem lehet hibásan kitölteni. A Quick Employee Evaluation esetében ez azt jelenti, hogy a hozzárendelt szempontoknak kötelező értéket adni, nem lehet őket átugrani. Így az értékelés mindig teljes lesz, minden fontos szempontot értékelni kell.
3. Az adatok egyetlen helyen hozzáférhetőek és ellenőrizhetők
A Quick Employee Evaluation szoftverrel minden dolgozó eredményei egy helyen vannak nyilvántartva. A vállalatvezetők bármikor megnézhetnek bármilyen értékelést. Így pontosan kontrollálható a vezetői munka elvégzése is – fény derül arra, hogy a vezetők milyen rendszerességgel foglalkoznak a beosztottak fejlesztésével, visszajelzések adásával.
4. A képzési és fejlesztési igények könnyen összesíthetők
Az összesített adatokból könnyen kiderül, hol kell csoportos oktatást, képzést, tréninget tartani. A vezetői beszélgetések lezárásaként rögzítésre kerülnek a képzési igények is. Az információkból hamar összeállítható a képzési terv és pontosan meghatározható a képzési költségvetés is.
A szakmai tudás fejlesztéséhez a Brainmachine Elektronikus Tudásteszt alkalmazását javasoljuk. Jól kiegészíti a Quick Employee Evaluation szolgáltatásait: nem csak mérésre, hanem fejlesztésre is használható.
Hogyan járul hozzá a QuickEE a munkavégzés hatékonyságának növeléséhez?
A vezetői elvárások rögzítése a teljesítményértékelés kiinduló pontja. Az elvárások rögzítése során automatikusan napvilágra kerülnek rendszeres hibák, a logikátlanságok, a pazarlás. Ezek az elvárások megfogalmazásával kiküszöbölésre kerülnek.
A rendszeres vezetői beszélgetések ahhoz is hozzájárulnak, hogy a dolgozó és a vezető közösen találjanak megoldást a minőségi problémákra. A dolgozók automatikusan bevonódnak a minőségjavításba. Ez a Kaizen szemlélet meghonosítását jelenti és növeli a dolgozók elkötelezettségét.
A dolgozók erősségei különbözőek az egyes munkafolyamatokat illetően. A dolgozók “szakosodnak” bizonyos munkafolyamatokra, másokat pedig “hanyagolnak”, jóllehet a munkakörük részét képezi vagy képezhetné. A tudatos vezetői fejlesztés során a dolgozók képességei idővel kiegyenlítődnek. Ez azt jelenti, hogy egy ember több feladatra lesz alkalmas. Ez csökkenti a munkaerőhiányt és a munkahelyi leterheltséget.
Az új dolgozók betanítása egyszerűbb a QuickEE segítségével. A munkafolyamatok kezelhető részletelemekre vannak bontva. Ennek alapján könnyen felállítható egy betanítási terv és mérhető az előrelépés. A vezetőnek nem kell gondolkodnia a betanítás folyamatán. Az új dolgozó pedig professzionális betanítást kap, így gyorsabban elköteleződik, csökken a fluktuáció.
Mekkora erőfeszítést igényel a Quick Employee Evaluation bevezetése?
A QuickEE teljesítményértékelő szoftver nem igényel informatikai befektetést. Az adminisztrációs felület és az űrlapok pc–re telepítve használhatók. Az adatbázis, ahol a kitöltött űrlapok tárolásra kerülnek, interneten vagy belső hálózaton keresztül elérhető. Az adminisztrációs szoftver telepítésével és az adatbázis kapcsolat megadásával már készen is van a telepítés.
Az adatbázis működtetését a Real Progress Kft. vállalja, így nincs szükség informatikai szaktudásra a működtetéshez. Ugyanakkor belső hálózatra is telepíthető, ha a céges informatikai előírások ezt kívánják.
Az egyes munkafolyamatokhoz kapcsolódó teljesítményértékelő űrlapok kidolgozása belső munkát igényel. Ez olyan feladat, amit a szoftvertől függetlenül el kell végezni a hatékony működés érdekében. A teljesítményértékelő űrlapok és az elvárásrendszer kialakításához tréningprogramok és oktató anyagok nyújtanak segítséget.
Mekkora cégeknek érdemes használni a Quick Employee Evaluationt?
A teljesítményértékelés és Fejlesztő Vezetés minden olyan cégnél feladat, ahol alkalmazottak vannak. 2-3 alkalmazottnál is szükség van a feladatok és elvárások pontos meghatározására, a dolgozók fejlesztésére. A Quick Employee Evaluation itt már használható, különösen, ha a cég a jövőben növekedni kezd.
5-10 beosztott esetében már óriási előnye van a Fejlesztő Vezetésnek és a QuickEE csodálatosan alkalmazható.
20 fő feletti cégnél, ott, ahol több beosztott vezető dolgozik, a Fejlesztő Vezetés és ezzel együtt a Quick Employee Evaluation alkalmazása egyenesen szükségszerű.
Látványos eredményeket lehet elérni különösen olyan cégeknél, ahol a munkafolyamatok standardizálása lényeges eleme a működésnek (termelővállalatok, szolgáltató cégek). Mindenütt, ahol a minőségbiztosítás elvei alkalmazhatók, a Fejlesztő Vezetésnek jogosultsága van.
