A szervezetfejlesztés egyik legszűkebb keresztmetszete a ráfordítható idő. A szervezeti diagnózis segítségével a vezetőség arra koncentrálhat, ami a legégetőbb a számtalan probléma közül. Így nem aprózódik fel az energia, hamarabb érhetőek el kézzelfogható sikerek.
Gyakorta halljuk cégvezetők, termelési vezetők részéről: szívesen fejlesztenénk, de jelenleg nincs rá időnk. Jó hír, hogy a szervezeti diagnózis nem feltétlenül vesz el időt a munkától, hiszen online is elvégezhető.
Hogyan érdemes elkezdeni a szervezeti diagnózist?
A szervezeti diagnózis a klasszikus eszközökkel végezhető el: interjúk, fókuszcsoportos workshopok, kérdőíves felmérések és adatgyűjtés.
Általában több módszer együttes alkalmazásával kaphatunk kielégítő információt. A kérdőíves felmérések és az adatgyűjtés gyors, de elnagyolt eredményeket ad. A workshopok és interjúk alkalmasak arra, hogy részletes helyzetfelmérést kapjunk, cserébe hosszadalmasak és költségesebbek is.
Bármelyik módszert választjuk is azonban, szükségünk van egy vizsgálati szempontra, ami mentén feltesszük a kérdéseinket. A szempontrendszer felállításával érdemes kezdeni minden szervezeti diagnózist.
A szervezeti diagnózis szempontrendszere
Az általunk javasolt szempontrendszer 12 problématerületet vizsgál a vállalatnál. Ezek a problématerületek átöltelik az együttműködés, csoportklíma, szervezés, vezetői kommunikáció, szaktudás és motiváció témakörét.
Az eredményekből jól meghatározható, hogy a vállalat továbblépéséhez milyen eszközökhöz érdemes nyúlni:
- az együttműködésből fakadó problémákat csapatépítéssel és a szervezet struktúra optimalizálásával
- a szervezés és teljesítmény problémáit folyamatfejlesztéssel
- a szaktudás és motiváció problémáit szakmai képzésekkel, betanítási tervvel, telejsítményértékeléssel
- az információadás és vezetői kompetencia témakörét vezetői tréningekkel érdemes kezelni.
Ami a legfontosabb, hogy a vállalatfejlesztéshez nem érzések, ötletbörze, vagy szimpátia alapján kell eszközöket válogatni. Egy átfogó szempontrendszerből kirajzolódik a választandó eszközök és intézkedések köre.
Első lépés: online felmérés
Az online felméréshez standard online kérdőívet használunk, ami 108 kérdésből áll és a vállalat teljes dolgozói állománya – beleértve a fizikai állományt is – kitöltheti.
A szervezeti diagnózis kérdőív előnye, hogy a kiértékelés gyorsan megtörténik: azonnal tudjuk, hogy az egyes dolgozói csoportokban mi jelenti a legerősebb problémát.
A szervezeti diagnózis online felmérési fázisának a végén a 12 problématerületet rangsorolni tudjuk egymáshoz képes. Pontosan megállapítható, melyik az első három helyen szereplő problématerület. Ebből logikusan adódik, hogy mely területeken érdemes kezdeni a részletes felmérést és a fejlesztő munkát: azokon, amelyek a legproblematikusabbak.
Óriási megtakarítást jelent mind időben, mind pénzben, hogy a további részletes felmérést elegendő 1-3 részterületen megtenni. A szervezeti diagnózis legfontosabb eredményei egyetlen hét alatt kiderülnek a vállalatvezetés részére.
Második lépés: mélyítés interjúkkal, workshoppal
A szervezeti diagnózis online fázisának végére, már tudjuk, hogy mik a legproblematikusabb területek. A fejlesztéshez azonban az is kell, hogy megállapítsuk – milyen esetekben, milyen feltételekkel és hogyan nyilvánulnak meg a problémák a konkrét vállalatnál, a konkrét helyzetekben. Ezeken kell ugyanis a fejlesztési munkák során javítani.
A szervezeti diagnózis második fázisában célzottan, a kiemelt területeket érintően végzünk további adatgyűjtést.
Nem csak az adatgyűjtés területét tudjuk szűkíteni, hanem azt is meg tudjuk határozni, kik azok, akik a legjobban segíthetnek felderíteni a helyzetet. Ezzel redukáljuk a szervezeti diagnózishoz szükséges interjúalanyok vagy workshop résztvevők számát. Hatalmas idő- és költségmegtakarítást eredményezhet ez, hiszen csak a fontos személyek vesznek részt benne, ők viszont kivétel nélkül.
Az interjúk és akár egy fókuszcsoportos workshop is megtartható online formában. Ezek gyorsan eredményre vezetnek, hiszen az online felmérés eredményei azonnal a lényegre terelik a felmérő beszélgetéseket.
Harmadik lépés: összegzés és cselekvési terv
A konkrét eredmény birtokában a szervezeti diagnózis végére összeáll a kép:
- Tiszták lesznek a problematikus területek és folyamatok.
- Világossá válik, hogy milyen eszközökkel lehet javítani a helyzeten.
- Prioritásokat lehet felállítani az intézkedési sorrendet illetően.
- Kirajzolódik a költség és időigény.
Ezek alapján már könnyű tervezni és hatékonyan fejleszteni a vállalatot.
A szervezeti diagnózis itt leírt folyamatának csodálatos jellemzője, hogy egyáltalán nem kíván időbeli ráfordítást a vállalatvezetőktől. Mind az online felmérés, mind az elmélyítő interjúk elvégzését vállaljuk és kész eredményeket adunk kézbe.